DEZ PASSOS PARA ELABORAR ORÇAMENTO EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

O ex-presidente norte americano Abraham Lincoln dizia “Seu eu tivesse 9 horas para cortar uma árvore, passaria 6 horas afiando meu machado”. Para o mundo empresarial essa frase demonstra a importância do planejamento orçamentário para qualquer tipo de negócio.

Eu vi os grandes resultados práticos do orçamento em várias empresas e cheguei a testemunhar uma economia de mais de um milhão de reais no primeiro ano em que o orçamento empresarial foi implantado, em uma indústria farmacêutica de médio porte.

Então, por onde começamos?

Como acontece com a maioria das coisas que vêm com o gerenciamento de uma organização, o orçamento precisa ser conduzido pela visão (o que estamos tentando realizar) e pelo plano estratégico (as etapas para chegar lá).

As organizações que se mantêm focadas em sua estratégia e plano sabem exatamente onde desejam gastar seus recursos. Esse plano intencional os ajuda a evitar que gastem dinheiro em áreas que não se alinham com a visão (o que estamos tentando fazer) e a missão (porque estamos fazendo isso).

1. Plano Estratégico

Cada organização, não importa o tamanho, deve saber por que existe e o que espera realizar.

Isso é articulado por meio de uma declaração escrita de visão e missão. Um Plano Estratégico consiste em como a organização planeja cumprir sua missão. A primeira etapa do processo orçamentário é ter um plano estratégico por escrito. Isso garante que os recursos organizacionais sejam usados ​​para apoiar a estratégia e o desenvolvimento da organização.

2. Metas de negócios

Metas anuais de negócios são as etapas que uma organização realiza para implementar seu plano estratégico e são essas metas que precisam ser financiadas pelo orçamento. Metas precisam ser desenvolvidas e deve haver responsabilidade para atingir as metas. Normalmente, isso é responsabilidade da equipe de gerenciamento, conselho ou proprietário da empresa. O orçamento fornece os recursos financeiros para atingir as metas. Por exemplo, se sua organização ultrapassou o tamanho das instalações e há um objetivo de aumentar o espaço, deve haver dinheiro orçado para expandir ou mover as operações de negócios.

3. Projeções de receita

As projeções de receita devem ser baseadas no desempenho financeiro histórico, bem como na receita de crescimento projetada. O crescimento projetado pode estar vinculado a metas organizacionais e iniciativas planejadas que iniciarão o crescimento do negócio. Por exemplo, se houver uma meta de aumentar as vendas em 10%, essas projeções de vendas devem fazer parte das projeções de receita do ano.

4. Projeções de custo fixo

Projetar custos fixos é simplesmente uma questão de olhar para os custos mensais previsíveis que não mudam. Custos de compensação de funcionários, despesas de instalações, custos de serviços públicos, hipoteca ou pagamentos de aluguel, custos de seguro, etc. Os custos fixos não mudam e são uma despesa mínima que precisa ser financiada no orçamento. Por exemplo, se houver cargos em aberto, o custo para preencher esses cargos deve fazer parte das projeções de custo fixo.

5. Projeções de custo variável

Os custos variáveis ​​são os custos que flutuam de mês para mês, custos de abastecimento, custos de horas extras, entre outras. São gastos que podem e devem ser orçados e controlados. Por exemplo, se as vendas de Natal mais altas geram custos de horas extras temporariamente, esses custos devem ser orçados.

6. Meta de despesas anuais

Projetos relacionados a metas também devem receber orçamentos. Cada iniciativa deve ter custos projetados associados às metas. É aqui que os custos de implementação das metas são incorporados ao orçamento anual. As projeções de custos devem ser identificadas, estabelecidas e incorporadas ao orçamento departamental responsável por cumprir a meta. Por exemplo, se o departamento de vendas pretende aumentar as vendas em 10%, os custos associados ao aumento das vendas (materiais de marketing adicionais, viagens, entretenimento) devem ser incorporados a esse orçamento.

7. Metas de Margem de Lucro

Cada organização, seja com ou sem fins lucrativos, deve ter uma margem de lucro almejada. As margens de lucro permitem retornos para o proprietário da empresa ou investidores. Organizações sem fins lucrativos usam suas margens de lucro para reinvestir nas instalações e no desenvolvimento da organização. Os lucros são importantes para todas as organizações e as margens de lucro saudáveis ​​são um forte indicador da força de uma organização.

8. Aprovação do Conselho

O conselho administrativo, presidente, proprietário ou chefe da organização deve aprovar o orçamento e manter-se atualizado com o desempenho orçamentário. Novamente, de forma semelhante às suas finanças pessoais, o proprietário deve revisar as demonstrações financeiras mensais pelos seguintes motivos. Para monitorar o desempenho do orçamento. Estar familiarizado com todas as despesas. Para proteger a organização contra a apropriação indébita de fundos ou fraude de funcionários.

9. Revisão do orçamento

Um comitê de revisão de orçamento deve se reunir mensalmente para monitorar o desempenho em relação às metas. Este comitê deve revisar as variações do orçamento e avaliar as questões associadas aos excedentes do orçamento. É importante fazer isso todos os meses, portanto, pode haver uma correção para gastos excessivos ou modificar o orçamento, se necessário. Esperar até o final do ano para fazer correções pode prejudicar o resultado final do orçamento.

10. Lidando com variações de orçamento

As variações de orçamento devem ser analisadas com o gerente do departamento responsável e devem ser feitas perguntas sobre o que causou a variação. Às vezes, surgem situações imprevistas que não podem ser evitadas; portanto, também é importante (assim como seu orçamento pessoal) ter um fundo de emergência para ajudar com essas despesas não planejadas. Por exemplo, se o sistema cair repentinamente e precisar ser substituído, isso seria uma variação de orçamento que precisa ser financiada. Bons processos orçamentários podem ajudar a desenvolver e promover uma organização, enquanto orçamentos desleixados e monitoramento de orçamentos podem prejudicar uma organização e afetar sua saúde e viabilidade financeiras a longo prazo.

Finalmente, sem clientes, não há receita para o orçamento. Por esse motivo, os planos e orçamentos estratégicos devem ser direcionados a uma coisa e apenas a uma coisa, o cliente.

É por isso que é importante identificar quem são seus clientes, descobrir o que eles querem e orçar as ações que atendam às suas necessidades e superem suas expectativas.