ESCRITÓRIO ENXUTO: UMA ANÁLISE SOBRE OS BENEFÍCIOS DO SITEMA LEAN OFFICE NOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS EM UMA CSC

Autor: Michael Ricardo Pires

Mestrando Negócios Internacionais

RESUMO

Com base no referencial teórico relacionado à filosofia de Lean Office ou Escritório Enxuto, o presente artigo procura identificar quais são os principais aspectos conceituais, modelos de processos, metodologias de multiplicação interna dessa filosofia através de treinamentos e principais benefícios gerados por essa mentalidade na área de recursos humanos, dentro de uma multinacional brasileira com uma central de serviços compartilhados.

Palavras-chaves: Lean Office, Recursos Humanos, Treinamentos

1  – INTRODUÇÃO

O panorama atual das empresas vem demandando otimização de recursos e processos que proporcionem aumento da competitividade com o objetivo de  a sobrevivência das empresas e ganho de espaço em seus mercados. A metodologia Lean, ou execução de maneira enxuta da produção, inclui formas e ferramentas sistêmicas que eliminam perdas e desperdícios, através da concepção de produtos, serviços, projetos e melhoria em atividades, interfaces e fluxos entre processos internos e externos (WOMACK, 1998)

O objetivo deste artigo é responder algumas questões relacionadas com aos treinamentos dos colaboradores ligados a mentalidade Lean Office, ou escritório enxuto. Quais é o conceito do escritório enxuto (Lean Office)? Quais metodologias de treinamento são usadas para multiplicar essa mentalidade e como funciona esse processo? Quais benefícios o Lean Office pode trazer para a empresa?

A metodologia utilizada consistiu em uma revisão bibliográfica sobre aspectos qualitativos dos processos Lean Office. As fontes consultadas consistem em livros, artigos, dissertações e páginas de órgãos do governo.

Além da introdução, o presente trabalho contém quatro seções. A primeira trata dos conceitos de Lean Office e Escritório Enxuto. Na segunda seção aborda fluxos e processos de trabalho nas áreas administrativas de RH. A terceira seção fala sobre os treinamentos realizados para replicar a metodologia lean nas atividades. Na última, discorre-se sobre as considerações finais e discorre sobre os benefícios resultantes da aplicação de um sistema de escritório enxuto.

2  – CONCEITO DE LEAN OFFICE (ESCRITÓRIO ENXUTO)

A filosofia Lean tem origem nipónica na década de 50, que consistia em um pensamento enxuto, manufatura enxuta ou Toyotismo. Dentre os vários modelos de gestão da produção que surgiram no século passado e que ainda permanecem em evidência no presente século, a Produção Enxuta é um dos modelos mais utilizados. Com princípios simples, associados ao foco para a eliminação e mitigação de perdas nos processos produtivos, ainda despertam um grande interesse das corporações em torno desse conceito. (MARCHWINSKI e SHOOK, 2003).

Para (RICHTER e ROZENFELD, 2007) um dos principais desafios do Lean Office é reduzir e eliminar desperdícios no fluxo de valor de informações e conhecimentos, já que são variáveis difíceis de controlar, porque em processos administrativos há sempre um risco de perda de informação e histórico dos processos quando ocorre rotatividade dos executores das atividades.

Para Tapping e Shucker (2010), existe uma forma de aplicação eficiente do Lean Office em oito passos: 1. Comprometer-se com o Lean; 2. Escolha do fluxo de valor; 3. Aprender sobre o Lean; 4. Mapear o estado atual; 5. Identificar medidas de desempenho Lean; 6. Mapear o estado futuro; 7. Criar planos Kaizen; 8. Implementar os planos Kaizen, que significa melhorar um fluxo de valor ou processo.

3  – FLUXOS E PROCESSOS DE TRABALHO NO RH EM UMA CSC (central de serviços compartilhados)

A existência de unidade da organização destinada aos Serviços Compartilhados não é uma mera centralização de atividades de apoio, é de fato uma unidade orientada para as necessidades de seu cliente interno, objetivando qualidade e maximização da utilização de recursos (MAGALHÃES, 2013).

O bom gerenciamento de uma cadeia de processos depende, na área de recursos humanos, depende de uma boa gestão dos serviços internos para que as necessidades dos departamentos clientes sejam atendidas com o padrão de qualidade esperado, agregando valor não só ao serviço interno, mas ao negócio como um todo.

Dentro das corporações de grande porte, as atividades da área de recursos humanos, tem uma estrutura grande com subdivisões internas para facilitar o fatiamento dos processos e a gestão e distribuição das atividades, como no exemplo abaixo:

Fonte: Autor

4  – TREINAMENTO E DESENVOLVMENTO DE COLABORADORES NA FILOSOFIA LEAN

Para Bower e Youngdahl (1998), o Lean Service apresenta as seguintes características: redução de conflito de desempenho, produção em fluxo puxada; orientação para a cadeia de valor, foco no cliente e treinamento crescentes e autonomia dos colaboradores.

Essa ênfase dada em treinamento crescente e autonômica dos colaboradores é resultante dos processos de espelhamento de atividades, que consiste em um colaborador acompanhar a execução e realizar as atividades que são de responsabilidades de seus pares. Além disso a criação de manuais de procedimentos internos padronizados e auditados proporciona autonomia aos funcionários novos ou aqueles que estão realizados novas atividades.

Na metodologia de trabalho tradicional, há um risco alto o funcionário contém toda memória histórica dos processos quando, o mesmo, é realizado de maneira centralizada. O fatiamento das atividades por etapas, semelhante a uma linha de produção, os treinamentos realizados e seus manuais evitam que a empresa fique refém do colaborador em sua ausência.

5  – CONSIDERAÇÕES FINAIS

O presente artigo tem como objetivo a análise dos conceitos do Pensamento Enxuto dentro do ambiente administrativo e Seu conteúdo teve como pilares principais a revisão da literatura acerca do tema e o estudo de caso desenvolvido com base na experiência prática do autor  em uma multinacional brasileira de grande porte com uma Central de Serviços Compartilhados, na área de Recursos Humanos.

A aplicação do conceito de Lean Office mostrou-se de alta efetividade, proporcionando ganhos consideráveis tanto no âmbito da produtividade quando no âmbito financeiro e na redução de riscos nos processos.

Este resultado demonstra que a implementação de metodologias de melhoria da qualidade é tendência que resulta em ganho de competitividade, segurança em seus fluxos de atividades, que resulta em uma melhor reposição dos seus recursos humanos dentro das suas atividades.

REFERÊNCIAS

BOWEN, D.; YOUNGDAHL, W. “Lean” service: in defense of a production-line approach, International Journal of Service Industry Management, v. 9, n. 3, 1998.

MAGALHÃES, Carlos. Como alavancar vantagem competitiva através de Centro de Serviços Compartilhados: estratégia para maximizar o valor em sua organização. 1. ed. São Paulo: All Print Editora, 2013.

MARCHWINSKI, C.; SHOOK, J. – Léxico Lean. São Paulo: Lean Institute Brasil, 2003.

TAPPING, D; Shuker, T.; Shuker, D. Value stream management for the lean office: eight steps to planning, mapping, and sustaining lean improvements in administrative areas. 1. ed. New York: Productivity Press, 2003.

WOMACK, J. P.; JONES, D.T. A mentalidade enxuta nas empresas: elimine o desperdício e crie riqueza. Rio de Janeiro: Campus, 1998.